FAQ - Promotionsverfahren im Fachbereich Informatik

Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt den Beginn des Promotionsverfahrens innerhalb der ersten sechs Monate der Doktorandentätigkeit. Spätestens neun Monate nach Beginn der Doktorandentätigkeit sollte der Zulassungsantrag vorliegen.
Die Zulassung zur Promotion erfolgt zunächst für vier Jahre (siehe § 5 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Bitte beachten Sie, dass Sie bis zum Tag Ihrer Disputation, und somit bis zum Ende des Prüfungsverfahrens, zugelassen sein müssen. Punkt 4 dieser FAQ können Sie entnehmen, wann und wie Sie ggf. einen Verlängerungsantrag stellen können.

Wir bearbeiten Zulassungsanträge ausschließlich elektronisch. Antragsunterlagen in Papierform werden nicht angefordert und nicht akzeptiert.

Folgende Antragsunterlagen müssen in elektronischer Form vorbereitet und obligatorisch im Rahmen der Online-Antragstellung eingereicht werden:

• Scans der Abschlusszeugnisse (z. B. Bachelor- und Masterabschluss,
  Diplomabschluss): Urkunde, Zeugnis, Transcript of Records, Diploma Supplement
  (sofern ausgestellt und bereits vorhanden) Bitte mit beglaubigter Übersetzung, falls die Originalsprache nicht Deutsch oder Englisch ist.
• Ausgefüllte und vollständig unterschriebene Betreuungsvereinbarung: Bitte nutzen Sie ausschließlich dieses Formular.
• Scan der Hochschulzugangsberechtigung (Abitur)
• Ausgefüllte und vollständig unterschriebene Forschungsskizze: Bitte nutzen Sie ausschließlich dieses Formular.
• Scan des Identifikationsdokuments (z. B. Ausweis, Pass, Visum)
• Tabellarischer Lebenslauf und, sofern vorhanden, Publikationsliste
• Nur falls zutreffend: Eine formlose Erklärung, dass bereits früher eine Beantragung einer Zulassung zur Promotion an einer anderen Hochschule, an einer anderen Fakultät der Universität Hamburg oder an einem anderen Fachbereich der MIN-Fakultät der Universität Hamburg erfolgt ist (mit vollständigen Angaben).

Die Online-Antragstellung erfolgt über Docata-MIN und beinhaltet zwei Abschnitte:

Abschnitt 1
1. In Docata-MIN registrieren: Nutzerkonto erstellen und Passwort setzen.
2. In Docata-MIN mit den Anmeldedaten des Nutzerkontos anmelden und Online-Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren ausfüllen.
3. Ersten Abschnitt des Online-Antrags abschließen und PDF-Antragsdatei Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren herunterladen: in der PDF-Antragsdatei zutreffende Erklärungen ankreuzen und dann PDF-Antragsdatei unterschreiben (lassen). Elektronische und eingescannte Unterschriften sind gestattet.

Abschnitt 2
In Docata-MIN anmelden und zweiten Abschnitt des Online-Antrags abschließen: vollständig unterschriebenen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren und die restlichen Antragsdokumente (siehe oben) in EINER PDF-Datei (max. Größe 30 MB) in Docata-MIN hochladen und über Docata-MIN übermitteln.

In der Anleitung zur Online-Antragstellung auf Zulassung zum Promotionsverfahren finden Sie alle Informationen über den Ablauf der Antragstellung mit Screenshots zu allen Abschnitten. Bitte lesen Sie diese unbedingt, bevor Sie die Online-Antragstellung beginnen.

Bitte beachten Sie: Es können nur vollständige Anträge bearbeitet werden. Sollten Antragsunterlagen der oben aufgeführten obligatorisch einzureichenden Dokumente fehlen oder Unterschriften, kann der Antrag nicht an den Fach-Promotionsausschuss übermittelt werden. In so einem Fall werden Sie von uns informiert und Sie müssen die Online-Antragstellung (Abschnitt 1 und/oder Abschnitt 2) wiederholen! Um das zu vermeiden, bitten wir Sie, die o.g. Antragsunterlagen vollständig und unterschrieben im Rahmen der Online-Antragstellung einzureichen.

Dem Antrag auf Zulassung ist eine Forschungsskizze beizufügen. Bitte nutzen Sie dafür ausschließlich dieses Formular.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Sie Ihre Projektbeschreibung auf separaten Seiten an das Formular anhängen. In diesem Fall fügen Sie bitte vor der Antragstellung  alle Seiten zu einem einzigen PDF-Dokument zusammen.   

Ihre Projektbeschreibung ist auf max. zwei Seiten inkl. Überschrift und Referenzen zu beschränken.
Bitte bauen Sie sie wie folgt auf: 

• Nennung des Themas und Einbettung in den Kontext
• Beschreibung des Standes der Wissenschaft/Technik in dem Thema mit Nennung von wichtigen Schlüsselpublikationen
• Beschreibung des geplanten Vorgehens mit Nennung wichtiger Vorarbeiten
• Nennung konkreter Forschungsfragestellungen, deren Adressierung angestrebt wird

Als Promovierende*r müssen Sie sich an der Universität Hamburg bis zum Abschluss des Promotionsverfahrens als Studierende*r zum Promotionsstudium immatrikulieren lassen. Dies gilt auch für extern durchzuführende Dissertationsvorhaben. Eine Immatrikulation muss spätestens zum folgenden Semester nach Zulassung erfolgen. Erfolgt keine Immatrikulation, erlischt die Zulassung (§ 6 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)).

Die Zulassung zur Promotion erfolgt zunächst für vier Jahre (siehe § 5 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)), sie kann aber aus fachlichen sowie nicht-fachlichen Gründen (z.B. Mutterschutz, Kinderbetreuung, Angehörigenbetreuung, Krankheit) auf Antrag verlängert werden. Ein Antrag auf Verlängerung muss spätestens drei Monate vor Ablauf der Zulassungsfrist per E-Mail gestellt werden. (Bitte senden an: promotion.inf@uni-hamburg.de(promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de)).

Nutzen Sie für die Antragstellung bitte das hier verlinkte Formular. Dieses enthält alle wichtigen Informationen, die Sie für die Antragstellung brauchen. 

Wesentliches Ziel des Verlängerungsantrages ist es, eine Diskussion über den Verlauf der Dissertation zwischen Ihnen und Ihren Betreuenden anzuregen. Wir möchten Sie dabei unterstützen, dass Qualifizierungsziel Promotion in einer angemessenen Zeit zu erreichen. Korrekt gestellte Anträge, die von Promovierenden und Betreuer*innen gemeinsam getragen werden, werden im Regelfall positiv beschieden.

Bitte beachten Sie: Aus Datenschutzgründen bitten wir unsere Promovierenden, mit uns über eine Uni Hamburg E-Mail-Adresse zu kommunizieren (z.B. uni.hamburg.de, studium.uni-hamburg.de, informatik.uni-hamburg.de).
Eine Änderung Ihrer Korrespondenz-E-Mail-Adresse können Sie jederzeit nach Anmeldung in Docata-MIN auf der Startseite selbstständig vornehmen. In den MIN-FAQ finden Sie eine Anleitung dazu.

Wir bearbeiten den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens (d.h. Einreichung der Dissertation zur Bewertung) ausschließlich elektronisch. Antragsunterlagen in Papierform (außer 1 Prüfungsexemplar der Dissertationsschrift in Papierform zwecks Archivierung) werden nicht angefordert und nicht akzeptiert.

Folgende Antragsunterlagen müssen in elektronischer Form für die Online-Antragstellung auf Zulassung zum Promotionsverfahren vorbereitet und obligatorisch im Rahmen der Online-Antragstellung eingereicht werden:

• Antragsformular (zu generieren in Docata, siehe unten)
• Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (= Semesterbescheinigung)
• Falls nicht bereits bei der Antragstellung auf Zulassung eingereicht: Kopie/Scan des Identifikationsdokuments (z. B. Ausweis, Pass, Visum).  Wichtiger Hinweis: Sollten Sie nach Zulassung Ihren Namen geändert haben (z. B. aufgrund einer Heirat), fügen Sie den entsprechenden Nachweis über die Namensänderung (z. B. Heiratsurkunde) zu den restlichen Antragsunterlagen bei.
• Nur falls zutreffend: Beleg zu Promotionsunterbrechungen

Die Online-Antragstellung erfolgt über Docata-MIN und beinhaltet zwei Abschnitte:

Abschnitt 1
1. In Docata-MIN mit den bereits vorhandenen Anmeldedaten anmelden (siehe MIN-FAQ dazu) und Online-Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens ausfüllen.
2. Ersten Abschnitt des Online-Antrags abschließen und PDF-Antragsdatei Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens herunterladen: in der PDF-Antragsdatei zutreffende Erklärungen ankreuzen und dann PDF-Antragsdatei unterschreiben (lassen). Elektronische und eingescannte Unterschriften sind gestattet.
3. Dissertation als PDF in Docata-MIN hochladen

Abschnitt 2
In Docata-MIN anmelden und zweiten Abschnitt des Online-Antrags abschließen: vollständig unterschriebenen Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens und die restlichen Antragsdokumente (siehe oben) in EINER PDF-Datei (max. Größe 10 MB) in Docata-MIN hochladen und über Docata-MIN übermitteln.

Zusätzlich müssen Sie 1 Prüfungsexemplar der Dissertationsschrift in Papierform zwecks Archivierung bei uns abgeben. Beachten Sie in Bezug auf die Dissertationsschrift bitte folgendes:
1. Nur ein gedrucktes gebundenes Exemplar der Dissertationsschrift muss an uns, das zuständige Studienbüro, zur Archivierung übermittelt werden (z. B. auf postalischem Weg). 
2. Sowohl im gedruckten gebundenen Exemplar der Dissertationsschrift als auch in der in elektronischer Form eingereichten Dissertation (über den Docata-Upload) muss die von der Doktorandin bzw. dem Doktoranden unterschriebene Versicherung an Eides statt enthalten sein.

In den hier verlinkten MIN-FAQ zur Online-Antragstellung auf Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens finden Sie alle Informationen über den Ablauf der Antragstellung mit Screenshots zu allen Abschnitten. Bitte lesen Sie diese unbedingt, bevor Sie die Online-Antragstellung beginnen.

Bitte beachten Sie: Es können nur vollständige Anträge bearbeitet werden. Sollten Antragsunterlagen der oben aufgeführten obligatorisch einzureichenden Dokumente fehlen oder Unterschriften, kann der Antrag nicht an den Fach-Promotionsausschuss übermittelt werden. In so einem Fall werden Sie von uns informiert und müssen die Online-Antragstellung (Abschnitt 1 und/oder Abschnitt 2) wiederholen!

Die Dissertation muss auf jeden Fall ein Titelblatt, eine leere Seite 2, eine eidesstattliche Versicherung und diverse Anhänge enthalten. Diese werden im Folgenden kurz beschrieben.

• Titelblatt
  Das Titelblatt muss enthalten:
  • Den Namen der Verfasserin/des Verfassers
  • Fakultät und Organisationseinheit der Verfasserin/des Verfassers
  • Die Bezeichnung als „an der Universität Hamburg eingereichte Dissertation“
  • Jahr der Einreichung
• Eine Seite 2 für die Namen der Gutachterinnen und Gutachter
  Beachten Sie, dass diese Namen zum Zeitpunkt der Einreichung noch nicht eingetragen werden können, da die Gutachterinnen und Gutachter erst vom Fach-PromA eingesetzt werden.
• Anhang
  Der Anhang muss enthalten:
  • Jeweils eine Kurzfassung der Ergebnisse in deutscher und englischer Sprache. Die Zusammenfassungen sind weitestgehend inhaltsidentisch zu verfassen. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt für die Zusammenfassung einen Umfang von 1-2 Seiten.
  • Liste der aus der Dissertation hervorgegangenen Veröffentlichungen. Der Fach-PromA empfiehlt im Falle von Veröffentlichungen mit mehreren Autoren eine kurze Beschreibung des konkreten Beitrages der oder des Promovierenden.
• Eidesstattliche Versicherung
  Verwenden Sie folgende Formulierung für die Eidesstattliche Versicherung (siehe auch § 8 Abs. 4 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)): „Hiermit erkläre ich an Eides statt, dass ich die vorliegende Dissertationsschrift selbst verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe.“ Ist die Dissertation auf Englisch verfasst, muss die eidesstattliche Versicherung trotzdem in der Amtssprache Deutsch abgegeben werden.

Grundsätzlich ermöglicht die  Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) die Einreichung von kumulativen Dissertationen, siehe hierzu § 8 Abs. 2. Ob sich eine kumulative Dissertation zur Darstellung der Forschungsresultate eignet, hängt von vielen individuellen Gegebenheiten, insbesondere dem Fachgebiet, der Geschlossenheit des Themas und natürlich der Publikationsleistung ab.

Nicht-kumulativ verfasste Dissertationen ermöglichen die gesamtheitliche Darstellung einer Forschungsleistung in kohärenter Weise. Sie ermöglichen einen hohen Detailreichtum und auch die Darstellung und Diskussion von Negativresultaten. Kumulative Dissertationen bedingen in der Regel einen geringeren zeitlichen Aufwand für das Verfassen der Arbeit selbst. Sie ermöglichen so, dass stattdessen in dieser Zeit weitere, ggf. hochrangigere Publikationen vorangetrieben werden können. Wir empfehlen, spätestens ein Jahr vor der Einreichung der Dissertation das Gespräch mit dem Betreuer zu suchen und die Vor- und Nachteile individuell abzuwägen.

Anforderungen

Gemäß § 8 Abs. 2 b der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) legt der Fach-Promotionsausschuss die Anforderungen für kumulative Dissertationen fest. Für das Fach Informatik gilt:

• Es müssen mindestens drei Publikationen vorliegen, die inhaltlich dem Promotionsthema klar zuzuordnen sind. In inhaltlich sehr gut begründeten Fällen kann der Doktorand einen Ausnahmeantrag beim Fach-Promotionsausschuss stellen.
• Die Doktorandin oder der Doktorand sollte (ggf. gleichberechtigte) Erstautorin oder -autor dieser Arbeiten sein bzw. maßgeblich an den publizierten Forschungsergebnissen beteiligt sein.
• Die Publikationen sollten in anerkannten, internationalen Journalen oder Konferenzbänden internationaler Tagungen erscheinen, die einem strikten Peer-Review unterliegen.
• Alle aufgeführten Publikationen müssen zum Zeitpunkt der Einreichung der Dissertation zur Publikation angenommen sein.

Beachten Sie, dass über die Annahme der Dissertation ihre Promotionsprüfungskommission gemäß Empfehlung der Gutachter entscheidet (§ 11 Abs. 1 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Wir empfehlen daher dringend, eine kumulative Dissertation in enger Abstimmung mit dem Betreuer durchzuführen.

Formale Vorgaben

Die formalen Vorgaben sind in § 8 Abs. 5 der MIN-Promotionsordnung (2018) geregelt. Ergänzend dazu empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss auf der Titelseite „kumulative Dissertation“ anzugeben.

Aufbau

In § 8 Abs. 2 der MIN-Promotionsordnung (2018) sind weitergehende Bestimmungen geregelt. Die Arbeit muss einen Gesamttitel tragen, eine Einleitung, die Einzelarbeiten und zudem einen verbindenden Text, der die Einzelarbeiten übergreifend interpretiert, bewertet und diskutiert, enthalten. Darüber hinaus empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss:

• Die Einzelarbeiten sollten in der Arbeit klar abgegrenzt und als Einheit erkennbar sein. Binden Sie die Einzelarbeiten möglichst in genau der Form ein, in der sie veröffentlicht wurden. Leiten Sie jede Einzelarbeit mit einem Deckblatt ein, welches die vollständige Referenz und eine in der kumulativen Dissertation eindeutige Kennung enthält.
• Im Anhang – idealerweise vor den Einzelarbeiten – sollte eine Liste der Einzelarbeiten enthalten sein. Zu jeder Einzelarbeit sollte in einem kurzen Absatz der konkrete Beitrag des Promovierenden und aller Co-Autoren beschrieben sein (siehe hierzu § 8 Abs. 3). Wir empfehlen dringend, diese Abgrenzung der Beiträge mit allen Co-Autoren abzustimmen und sich deren Einverständnis schriftlich zusichern zu lassen.
• Publikationen in Journalen und Konferenzbänden sind häufig in der Seitenzahl stark begrenzt. Dies hat zur Folge, dass Details nicht ausreichend beschrieben werden können. Hat eine Einzelarbeit ein textuelles „Supplementary Material“, sollte dieses nach Möglichkeit ebenfalls in die kumulative Dissertation eingehen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Kapitel oder Anhänge zu verfassen, um weitere Details wie ausführlichere Ergebnisse, Methoden und deren Parametrisierung oder auch Fehlentwicklungen auf dem Weg zum publizierten Endergebnis in die Arbeit aufzunehmen.

Veröffentlichung

Neben den Regularien zur Veröffentlichung von Dissertationen (siehe § 14 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)) ist bei kumulativen Arbeiten ein besonderes Augenmerk auf die Urheberrechte zu richten. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, eine Veröffentlichung der kumulativen Dissertation als zusammenhängendes Dokument mit den enthaltenen Publikationen anzustreben. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die dazu notwendigen Rechte vom Journal-Verlag oder Konferenz-Ausrichter einzuholen sind. Sollten die Rechte für die Veröffentlichung einer Publikation im Rahmen der Dissertation nicht vorliegen, ist die Publikation vor Veröffentlichung zu entfernen und durch ein entsprechendes Hinweisblatt mit der vollständigen Referenz zu ersetzen.

Der/Die Promovierende hat ein Vorschlagsrecht für die Auswahl der Gutachterinnen und Gutachter. Betreuerinnen und Betreuer haben kein Vorschlagsrecht, der Fach-Promotionsausschuss wünscht sich jedoch eine kurze Stellungnahme zu den vorgeschlagenen Gutachterinnen und Gutachtern. Regularien für die Begutachtung sind in § 10 der  Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) geregelt. Beachten Sie bei den Vorschlägen bitte Folgendes:

• Eine der Gutachterinnen oder einer der Gutachter ist grundsätzlich eine der Betreuerinnen oder einer der Betreuer.
• Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, dass mindestens eine Gutachterin oder ein Gutachter keine gemeinsamen Publikationen mit der oder dem Promovierenden hat, die inhaltlicher Bestandteil der Dissertation sind.
• Bei Vergabe der Note „summa cum laude“ sieht die PromO ein Gutachten einer externen Gutachterin oder eines externen Gutachters vor. Diese Person sollte in den letzten fünf Jahren weder mit der Betreuerin oder dem Betreuer noch mit der oder dem Promovierenden ein gemeinsames Projekt oder eine gemeinsame Publikation haben (siehe auch § 8 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Der Fach-Promotionsausschuss wünscht sich einen Vorschlag von mindestens zwei alternativen, wissenschaftlich einschlägigen Gutachterinnen oder Gutachtern.

Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt folgenden Ablauf des Disputationsverfahrens (für die rechtlichen Bestimmungen siehe auch § 12 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)):

Zuerst werden alle Anwesenden begrüßt und die Mitglieder der Prüfungskommission sowie der oder die Promovierende vorgestellt. Danach erhält der oder die Promovierende die Aufforderung zum Vortrag, der ca. 30 Minuten dauern sollte. Im Anschluss wird die Diskussion/Fragerunde (30-90min Dauer insgesamt) eröffnet, in der die Prüfungskommissionsmitglieder Fragen zum Vortrag und weitere Fragen zur Einordnung der Probleme der Dissertation in größere wissenschaftliche Zusammenhänge stellen können. Der Kreis der Frageberechtigten wird schließlich auf die Hochschulöffentlichkeit erweitert.

Danach zieht sich die Kommission zur Beratung zurück, bewertet die Disputation nach § 13 Abs. 1 und ermittelt die Gesamtnote und gibt das Ergebnis der oder dem Promovierenden bekannt (nicht öffentlich). In der Regel weist die Kommission darauf hin, dass die Veröffentlichungspflicht innerhalb eines Jahres zu erfüllen ist und der Titel erst nach Erhalt der Urkunde geführt werden darf.

Allgemeine Informationen:
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion.html

Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis:
https://www.uni-hamburg.de/fid/satzung-gute-wissenschaftliche-praxis.pdf

 Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018):
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion/pdf-promotion/20180502-neuf-promo-min.pdf

Befangenheitsrichtlinien der DFG:
http://www.dfg.de/formulare/10_201/

Mit Fragen wenden Sie sich zunächst per Email an das Studienbüro Informatik. Dieses ist unter promotion.inf@uni-hamburg.de(promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de) für Promotionsthemen zu erreichen. Für tiefergehende inhaltliche Fragen werden Sie sich an den Vorsitzenden des Fach-Promotionsausschusses, Prof. Dr. Matthias Rarey. Lassen Sie sich bitte unter rarey-office.zbh@uni-hamburg.de(rarey-office"AT"zbh.uni-hamburg.de) einen Termin geben.