FAQ - Promotionsverfahren im Fachbereich Informatik

Die Zulassung zur Promotion hat zeitnah zu erfolgen. § 4 Abs. 1 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) regelt, dass die Zulassung vor Aufnahme des Dissertationsverfahrens zu beantragen ist. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt den Beginn des Promotionsverfahrens innerhalb der ersten sechs Monate der Doktorandentätigkeit, der Zulassungsantrag sollte spätestens neun Monate nach Beginn der Doktorandentätigkeit vorliegen.

Bitte schicken Sie die folgenden Antragsunterlagen per E-Mail (in einem PDF-Dokument, max. 10 MB) an die Promotionssachbearbeitung im Studienbüro (promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de):

• Online-Anmeldung zum Promotionsverfahren (Docata-Onlineformular)
• Forschungsskizze (PDF-Formular)
• Betreuungsvereinbarung (§ 5, Abs. 1 Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018), formlos)
• Kopien der Zeugnisse und Urkunden zu den Hochschulabschlüssen (Bitte mit beglaubigter Übersetzung, falls die Originalsprache nicht deutsch oder englisch ist.)
• Tabellarischer Lebenslauf
• Kopie der Hochschulzugangsberechtigung
• Kopie des Identifikationsdokuments (z.B. Ausweis oder Pass)

Eine detaillierte Zusammenfassung der MIN-Fakultät zu den Schritten und Anforderungen finden Sie hier. 

Die Zulassung zur Promotion erfolgt zunächst für vier Jahre (siehe § 5 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Bitte beachten Sie, dass Sie bis zum Tag Ihrer Disputation, und somit bis zum Ende des Prüfungsverfahrens, zugelassen sein müssen. Punkt 4 der FAQ können Sie entnehmen, wann und wie Sie ggf. einen Verlängerungsantrag stellen können.

Dem Antrag auf Zulassung ist eine Forschungsskizze beizulegen. Die Forschungsskizze ist auf max. zwei Seiten inkl. Überschrift und Referenzen zu beschränken.

Folgender Aufbau wird empfohlen:

• Nennung des Themas und Einbettung in den Kontext
• Beschreibung des Standes der Wissenschaft/Technik in dem Thema mit Nennung von wichtigen Schlüsselpublikationen
• Beschreibung des geplanten Vorgehens mit Nennung wichtiger Vorarbeiten
• Nennung konkreter Forschungsfragestellungen, deren Adressierung angestrebt wird

Als Promovierende*r müssen Sie sich an der Universität Hamburg bis zum Abschluss des Promotionsverfahrens als Studierende*r zum Promotionsstudium immatrikulieren lassen. Dies gilt auch für extern durchzuführende Dissertationsvorhaben. Eine Immatrikulation muss spätestens zum folgenden Semester nach Zulassung erfolgen. Erfolgt keine Immatrikulation, erlischt die Zulassung (§ 6 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)).

Die Zulassung zur Promotion erfolgt zunächst für vier Jahre (siehe § 5 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Der formlose Verlängerungsantrag sollte drei Monate vor Ablauf der Frist per E-Mail gestellt werden (an promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de). Der Antrag sollte sich auf 1-2 Seiten beschränken, wird von der/dem Promovierenden gestellt und von der oder dem Promovierenden und allen Betreuerinnen und Betreuern unterzeichnet. Der Antrag sollte folgendes enthalten:

• Die beantragte Dauer der Zulassungsverlängerung: Die Dauer sollte ein Jahr nicht überschreiten. In hinreichend begründeten Fällen kann eine weitere Verlängerung beantragt werden.
• Eine fachliche Begründung: Erläutern Sie, warum es zu zeitlichen Verzögerungen kam. Mögliche Gründe können z.B. die unterschätzte Komplexität der Fragestellung, die Nicht-Verfügbarkeit wichtiger Datenquellen oder eine nicht wie geplant verlaufende Kooperation sein.
• Einen kurzen Zwischenstandsbericht: Beschreiben Sie, was Sie bereits erreicht haben. Nennen Sie fachliche Resultate, aber auch erzielte Publikationen, Konferenzbeiträge, etc.
• Einen Arbeitsplan für die Tätigkeiten bis zum Abschluss des Promotionsvorhabens: Nennen Sie stichpunktartig Abschnitte in einem Zeitraster von 1-3 Monaten, die Sie im Rahmen der Verlängerung erarbeiten möchten. Der Arbeitsplan sollte mit der Disputation enden. Bitte berücksichtigen Sie einen Zeitraum von drei Monaten für das Prüfungsverfahren (Einreichung der Dissertation bis zur Disputation).

Sollte der Hauptgrund für die Verzögerung nicht fachlicher Natur sein (z.B. Kinderbetreuung, Angehörigenbetreuung, Krankheit), ist es ausreichend, auf nicht-fachliche Gründe hinzuweisen, ohne diese inhaltlich auszuführen. Dies können Sie mit dem Satz '(Zudem) gab es nicht-fachliche Gründe, die eine Bearbeitung meiner Dissertation verzögert haben.' tun. Der Promotionsausschuss geht in diesem Fall davon aus, dass die/der Betreuende diese Gründe mit ihrer/seiner Unterschrift anerkennt. Im speziellen Fall von Mutterschutz/Elternzeit siehe Punkt 5 der FAQ.

Wesentliches Ziel des Verlängerungsantrages ist es, eine Diskussion über den Verlauf der Dissertation zwischen Ihnen und Ihren Betreuenden anzuregen. Wir möchten Sie dabei unterstützen, dass Qualifizierungsziel Promotion in einer angemessenen Zeit zu erreichen. Anträge der obigen Form, die vom Promovierenden und Betreuer*innen gemeinsam getragen werden, werden im Regelfall positiv beschieden.

Angezeigter Mutterschutz und oder Elternzeit führt automatisch zur Verlängerung der Zulassungsfrist um den angegebenen Zeitraum. Hierfür ist ein formloser Antrag (E-Mail), der keiner weiteren Inhalte bedarf, mit anhängenden Belegen (i.d.R. von der Personalabteilung) ausreichend.

Bei der Abgabe sind die im folgenden aufgelisteten Unterlagen einzureichen. Bitte achten Sie bei den per E-Mail einzureichenden Dokumenten darauf, diese in einer PDF-Datei (max. 10 MB) zu verschicken an promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de:

• Formular für die Einreichung der Dissertation (bitte in Docata generieren, eine detaillierte Anleitung finden Sie hier), per E-Mail und per Post an das Studienbüro
• Foto oder Scan der unterschriebenen Eidesstattlichen Erklärung, per E-Mail
• Dissertationsschrift (PDF, max. 20 MB), hochzuladen in Docata
• Ein gebundenes Exemplar der Dissertation, bitte per Post an das Studienbüro schicken
• Ein elektronisches Exemplar der Dissertation auf einem Datenträger (CD/DVD/Blu-ray) (im gebundenen Exemplar einzukleben)

Bitte beschriften Sie den Datenträger mit Ihrem Namen, einem Kurztitel Ihrer Promotion und dem Einreichungsdatum und setzen Ihre Unterschrift darunter. 

Hinweis: An die Gutachter*innen wird die Dissertationsschrift derzeit ausschließlich digital weitergeleitet. Sollte eine*r der Gutachter*innen für die Begutachtung ein gebundenes Exemplar der Dissertation haben wollen, kann dieses durch die Promotionssachbearbeitung zugeschickt werden. In diesem Fall reichen Sie bei Abgabe bitte ein weiteres, wie oben beschriebenes, maschinenschriftliches Exemplar ein. 

Die Dissertation muss auf jeden Fall ein Titelblatt, eine leere Seite 2, eine eidesstattliche Versicherung und diverse Anhänge enthalten. Diese werden im Folgenden kurz beschrieben.

• Titelblatt
  Das Titelblatt muss enthalten:
  • Den Namen der Verfasserin/des Verfassers
  • Fakultät und Organisationseinheit der Verfasserin/des Verfassers
  • Die Bezeichnung als „an der Universität Hamburg eingereichte Dissertation“
  • Jahr der Einreichung
• Eine Seite 2 für die Namen der Gutachterinnen und Gutachter
  Beachten Sie, dass diese Namen zum Zeitpunkt der Einreichung noch nicht eingetragen werden können, da die Gutachterinnen und Gutachter erst vom Fach-PromA eingesetzt werden.
• Anhang
  Der Anhang muss enthalten:
  • Jeweils eine Kurzfassung der Ergebnisse in deutscher und englischer Sprache. Die Zusammenfassungen sind weitestgehend inhaltsidentisch zu verfassen. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt für die Zusammenfassung einen Umfang von 1-2 Seiten.
  • Liste der aus der Dissertation hervorgegangenen Veröffentlichungen. Der Fach-PromA empfiehlt im Falle von Veröffentlichungen mit mehreren Autoren eine kurze Beschreibung des konkreten Beitrages der oder des Promovierenden.
• Eidesstattliche Versicherung
  Verwenden Sie folgende Formulierung für die Eidesstattliche Versicherung (siehe auch § 8 Abs. 4 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)): „Hiermit erkläre ich an Eides statt, dass ich die vorliegende Dissertationsschrift selbst verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe.“ Ist die Dissertation auf Englisch verfasst, muss die eidesstattliche Versicherung trotzdem in der Amtssprache Deutsch abgegeben werden.

Grundsätzlich ermöglicht die  Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) die Einreichung von kumulativen Dissertationen, siehe hierzu § 8 Abs. 2. Ob sich eine kumulative Dissertation zur Darstellung der Forschungsresultate eignet, hängt von vielen individuellen Gegebenheiten, insbesondere dem Fachgebiet, der Geschlossenheit des Themas und natürlich der Publikationsleistung ab.

Nicht-kumulativ verfasste Dissertationen ermöglichen die gesamtheitliche Darstellung einer Forschungsleistung in kohärenter Weise. Sie ermöglichen einen hohen Detailreichtum und auch die Darstellung und Diskussion von Negativresultaten. Kumulative Dissertationen bedingen in der Regel einen geringeren zeitlichen Aufwand für das Verfassen der Arbeit selbst. Sie ermöglichen so, dass stattdessen in dieser Zeit weitere, ggf. hochrangigere Publikationen vorangetrieben werden können. Wir empfehlen, spätestens ein Jahr vor der Einreichung der Dissertation das Gespräch mit dem Betreuer zu suchen und die Vor- und Nachteile individuell abzuwägen.

Anforderungen

Gemäß § 8 Abs. 2 b der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) legt der Fach-Promotionsausschuss die Anforderungen für kumulative Dissertationen fest. Für das Fach Informatik gilt:

• Es müssen mindestens drei Publikationen vorliegen, die inhaltlich dem Promotionsthema klar zuzuordnen sind. In inhaltlich sehr gut begründeten Fällen kann der Doktorand einen Ausnahmeantrag beim Fach-Promotionsausschuss stellen.
• Die Doktorandin oder der Doktorand sollte (ggf. gleichberechtigte) Erstautorin oder -autor dieser Arbeiten sein bzw. maßgeblich an den publizierten Forschungsergebnissen beteiligt sein.
• Die Publikationen sollten in anerkannten, internationalen Journalen oder Konferenzbänden internationaler Tagungen erscheinen, die einem strikten Peer-Review unterliegen.
• Alle aufgeführten Publikationen müssen zum Zeitpunkt der Einreichung der Dissertation zur Publikation angenommen sein.

Beachten Sie, dass über die Annahme der Dissertation ihre Promotionsprüfungskommission gemäß Empfehlung der Gutachter entscheidet (§ 11 Abs. 1 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Wir empfehlen daher dringend, eine kumulative Dissertation in enger Abstimmung mit dem Betreuer durchzuführen.

Aufbau

Ergänzend zu den formalen Vorgaben zum Inhalt und Aufbau in § 8 Abs. 5 sind weitergehende Bestimmungen für eine kumulative Dissertation in § 8 Abs. 2 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) geregelt. Die Arbeit muss einen Gesamttitel tragen, eine Einleitung, die Einzelarbeiten und zudem einen verbindenden Text, der die Einzelarbeiten übergreifend interpretiert, bewertet und diskutiert, enthalten. Darüber hinaus empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss:

• Die Einzelarbeiten sollten in der Arbeit klar abgegrenzt und als Einheit erkennbar sein. Binden Sie die Einzelarbeiten möglichst in genau der Form ein, in der sie veröffentlicht wurden. Leiten Sie jede Einzelarbeit mit einem Deckblatt ein, welches die vollständige Referenz und eine in der kumulativen Dissertation eindeutige Kennung enthält.
• Im Anhang – idealerweise vor den Einzelarbeiten – sollte eine Liste der Einzelarbeiten enthalten sein. Zu jeder Einzelarbeit sollte in einem kurzen Absatz der konkrete Beitrag des Promovierenden und aller Co-Autoren beschrieben sein (siehe hierzu § 8 Abs. 3). Wir empfehlen dringend, diese Abgrenzung der Beiträge mit allen Co-Autoren abzustimmen und sich deren Einverständnis schriftlich zusichern zu lassen.
• Publikationen in Journalen und Konferenzbänden sind häufig in der Seitenzahl stark begrenzt. Dies hat zur Folge, dass Details nicht ausreichend beschrieben werden können. Hat eine Einzelarbeit ein textuelles „Supplementary Material“, sollte dieses nach Möglichkeit ebenfalls in die kumulative Dissertation eingehen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Kapitel oder Anhänge zu verfassen, um weitere Details wie ausführlichere Ergebnisse, Methoden und deren Parametrisierung oder auch Fehlentwicklungen auf dem Weg zum publizierten Endergebnis in die Arbeit aufzunehmen.

Veröffentlichung

Neben den Regularien zur Veröffentlichung von Dissertationen (siehe § 14 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)) ist bei kumulativen Arbeiten ein besonderes Augenmerk auf die Urheberrechte zu richten. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, eine Veröffentlichung der kumulativen Dissertation als zusammenhängendes Dokument mit den enthaltenen Publikationen anzustreben. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die dazu notwendigen Rechte vom Journal-Verlag oder Konferenz-Ausrichter einzuholen sind. Sollten die Rechte für die Veröffentlichung einer Publikation im Rahmen der Dissertation nicht vorliegen, ist die Publikation vor Veröffentlichung zu entfernen und durch ein entsprechendes Hinweisblatt mit der vollständigen Referenz zu ersetzen.

Der/Die Promovierende hat ein Vorschlagsrecht für die Auswahl der Gutachterinnen und Gutachter. Betreuerinnen und Betreuer haben kein Vorschlagsrecht, der Fach-Promotionsausschuss wünscht sich jedoch eine kurze Stellungnahme zu den vorgeschlagenen Gutachterinnen und Gutachtern. Regularien für die Begutachtung sind in § 10 der  Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) geregelt. Beachten Sie bei den Vorschlägen bitte Folgendes:

• Eine der Gutachterinnen oder einer der Gutachter ist grundsätzlich eine der Betreuerinnen oder einer der Betreuer.
• Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, dass mindestens eine Gutachterin oder ein Gutachter keine gemeinsamen Publikationen mit der oder dem Promovierenden hat, die inhaltlicher Bestandteil der Dissertation sind.
• Bei Vergabe der Note „summa cum laude“ sieht die PromO ein Gutachten einer externen Gutachterin oder eines externen Gutachters vor. Diese Person sollte in den letzten fünf Jahren weder mit der Betreuerin oder dem Betreuer noch mit der oder dem Promovierenden ein gemeinsames Projekt oder eine gemeinsame Publikation haben (siehe auch § 8 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Der Fach-Promotionsausschuss wünscht sich einen Vorschlag von mindestens zwei alternativen, wissenschaftlich einschlägigen Gutachterinnen oder Gutachtern.

Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt folgenden Ablauf des Disputationsverfahrens (für die rechtlichen Bestimmungen siehe auch § 12 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)):

Zuerst werden alle Anwesenden begrüßt und die Mitglieder der Prüfungskommission sowie der oder die Promovierende vorgestellt. Danach erhält der oder die Promovierende die Aufforderung zum Vortrag, der ca. 30 Minuten dauern sollte. Im Anschluss wird die Diskussion/Fragerunde (30-90min Dauer insgesamt) eröffnet, in der die Prüfungskommissionsmitglieder Fragen zum Vortrag und weitere Fragen zur Einordnung der Probleme der Dissertation in größere wissenschaftliche Zusammenhänge stellen können. Der Kreis der Frageberechtigten wird schließlich auf die Hochschulöffentlichkeit erweitert.

Danach zieht sich die Kommission zur Beratung zurück, bewertet die Disputation nach § 13 Abs. 1 und ermittelt die Gesamtnote und gibt das Ergebnis der oder dem Promovierenden bekannt (nicht öffentlich). In der Regel weist die Kommission darauf hin, dass die Veröffentlichungspflicht innerhalb eines Jahres zu erfüllen ist und der Titel erst nach Erhalt der Urkunde geführt werden darf.

Allgemeine Informationen:
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion.html

Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis:
https://www.uni-hamburg.de/fid/satzung-gute-wissenschaftliche-praxis.pdf

 Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018):
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion/pdf-promotion/20180502-neuf-promo-min.pdf

Befangenheitsrichtlinien der DFG:
http://www.dfg.de/formulare/10_201/

Mit Fragen wenden Sie sich zunächst an Annegret Immer, Studienbüro Informatik. Sie ist persönlich erreichbar zu den Sprechzeiten des Studienbüros oder per E-Mail unter promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de. Für tiefergehende inhaltliche Fragen werden Sie sich an den Vorsitzenden des Fach-Promotionsausschusses, Prof. Dr. Matthias Rarey. Lassen Sie sich bitte unter rarey-office"AT"zbh.uni-hamburg.de einen Termin geben.