FAQ - Promotionsverfahren im Fachbereich Informatik

Bevor Sie die offizielle Zulassung zur Promotion beantragen können, brauchen Sie einen Betreuer oder eine Betreuerin von unserem Fachbereich. Interessierte finden diese auf unterschiedliche Weise. Sollten Sie bislang noch keinen Kontakt zu unseren Arbeitsbereichen haben, sehen Sie sich diese am besten im ersten Schritt auf der Webseite des Fachbereichs an. Sie können dann zu den für Sie interessanten Bereichen direkt Kontakt aufnehmen und sich ggf. auch für eine Stelle als Doktorand:in bewerben.   

Die offizielle Zulassung zum Promotionsverfahren sollten Sie dann innerhalb der ersten sechs Monate der Doktorandentätigkeit bzw. der Abeit an der Dissertation beantragen. Spätestens neun Monate nach Beginn sollte der Zulassungsantrag vorliegen.

Die Zulassung zur Promotion erfolgt zunächst für vier Jahre (siehe § 5 Abs. 5 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Bitte beachten Sie, dass Sie bis zum Tag Ihrer Disputation, und somit bis zum Ende des Prüfungsverfahrens, zugelassen sein müssen. Punkt 4 dieser FAQ können Sie entnehmen, wann und wie Sie ggf. einen Verlängerungsantrag stellen können.

Folgende Unterlagen müssen Sie für die Antragstellung vorbereiten:

• Antragsformular (zu generieren in Docata-MIN, siehe Abschnitt 1 unten)
• Ausgefüllte und vollständig unterschriebene Betreuungsvereinbarung: Bitte nutzen Sie ausschließlich dieses Formular.
• Ausgefüllte und vollständig unterschriebene Forschungsskizze: Bitte nutzen Sie ausschließlich dieses Formular.
• Scans der Abschlusszeugnisse (z. B. Bachelor- und Masterabschluss,
  Diplomabschluss): Urkunde, Zeugnis, Transcript of Records, Diploma Supplement
  (Bitte mit beglaubigter Übersetzung, falls die Originalsprache nicht Deutsch oder Englisch ist.)
• Scan der Hochschulzugangsberechtigung (Abitur)
• Lebenslauf und, sofern vorhanden, Publikationsliste
• Scan des Identifikationsdokuments (z. B. Ausweis, Pass, Visum)
• Falls zutreffend: Eine formlose Erklärung, dass bereits früher eine Zulassung zur Promotion an einer anderen Hochschule, einer anderen Fakultät oder einem anderen MIN-Fachbereich der Universität Hamburg beantragt wurde (mit vollständigen Angaben).

Die Online-Antragstellung erfolgt in zwei Abschnitten über das Promotionsverwaltungsportal Docata-MIN:

Abschnitt 1
1. In Docata-MIN registrieren: Nutzerkonto erstellen und Passwort setzen.
2. In Docata-MIN mit den Anmeldedaten des Nutzerkontos anmelden und Online-Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren ausfüllen.
3. Ersten Abschnitt des Online-Antrags abschließen und PDF-Antragsdatei Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren herunterladen: in der PDF-Antragsdatei zutreffende Erklärungen ankreuzen und dann PDF-Antragsdatei unterschreiben (lassen). Elektronische und eingescannte Unterschriften sind gestattet.

Abschnitt 2
In Docata-MIN anmelden und zweiten Abschnitt des Online-Antrags abschließen:
Vollständig unterschriebenen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren und die restlichen Antragsdokumente (siehe oben) in EINER PDF-Datei (max. Größe 30 MB) in Docata-MIN hochladen und über Docata-MIN übermitteln. 
Bitte bachten Sie, dass nur vollständige Anträge bearbeitet werden können. Bei fehlenden Unterlagen oder Unterschriften muss die gesamte Antragstellung wiederholt werden! 

In der Anleitung zur Online-Antragstellung mit Screenshots finden Sie alle Informationen zum Ablauf der Antragstellung. Bitte lesen Sie diese, bevor Sie die Online-Antragstellung beginnen.

Dem Antrag auf Zulassung ist eine Forschungsskizze beizufügen. Bitte nutzen Sie dafür ausschließlich dieses Formular.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Sie Ihre Projektbeschreibung auf separaten Seiten an das Formular anhängen. In diesem Fall fügen Sie bitte vor der Antragstellung  alle Seiten zu einem einzigen PDF-Dokument zusammen.   

Ihre Projektbeschreibung ist auf max. zwei Seiten inkl. Überschrift und Referenzen zu beschränken.
Bitte bauen Sie sie wie folgt auf: 

• Nennung des Themas und Einbettung in den Kontext
• Beschreibung des Standes der Wissenschaft/Technik in dem Thema mit Nennung von wichtigen Schlüsselpublikationen
• Beschreibung des geplanten Vorgehens mit Nennung wichtiger Vorarbeiten
• Nennung konkreter Forschungsfragestellungen, deren Adressierung angestrebt wird

Als Promovierende:r müssen Sie bis zum Abschluss Ihres Promotionsverfahrens an der Universität Hamburg als Promotionsstudent:in immatrikuliert sein. Dies gilt auch für extern durchzuführende Dissertationsvorhaben.

Die Immatrikulation muss spätestens zum folgenden Semester nach der Zulassung durch den Fach-Promotionsausschuss beim Campus Center beantragt werden (genauere Informationen entnehmen Sie bitte Ihrem Zulassungsbescheid). Erfolgt keine Immatrikulation, erlischt die Zulassung (§ 6 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)).

Die Zulassung zur Promotion erfolgt gemäß der Promotionsordnung zunächst für vier Jahre, sie kann aber aus fachlichen sowie nicht-fachlichen Gründen (z.B. Mutterschutz, Kinderbetreuung, Angehörigenbetreuung, Krankheit) auf Antrag verlängert werden. Ein Antrag auf Verlängerung soll spätestens drei Monate vor Ablauf der Zulassungsfrist per E-Mail gestellt werden. Korrekt gestellte Anträge, die von Promovierenden und Betreuer:nnen gemeinsam getragen werden, werden im Regelfall positiv beschieden.

Nutzen Sie für die Antragstellung bitte das hier verlinkte Formular und senden es unterschrieben an promotion@informatik.uni-hamburg.de.

Informationen zum Ausfüllen des Formulars:
Wesentliches Ziel des Verlängerungsantrages ist es, eine Diskussion über den Verlauf der Dissertation zwischen Ihnen und Ihren Betreuenden anzuregen. Wir möchten Sie dabei unterstützen, dass Qualifizierungsziel Promotion in einer angemessenen Zeit zu erreichen. Ihr Zeitplan (bitte in Bullet Points und mit Monatsangaben) soll daher folgendes enthalten:

• Gehen Sie bitte kurz auf die verbleibenden Forschungsarbeiten, noch anstehende Publikationen und zu schreibende Passagen in der Dissertationsschrift ein.
• Achten Sie darauf, auch die Disputation im Zeitplan zu berücksichtigen, da Sie zum Zeitpunkt der Disputation noch zugelassen sein müssen.
• Wenn absehbar ist, dass Sie innerhalb der maximalen Verlängerung pro Antrag (12 Monate) die Dissertation nicht werden einreichen oder die Disputaion nicht werden halten können, schreiben Sie, dass ein weiterer Verlängerungsantrag folgen wird.

Zeitgleich mit der Einreichung Ihrer Dissertation schlagen sie förmlich die Gutachter:innen und Mitglieder Ihrer Promotionsprüfungskommission vor und beantragen die Eröffnung des Promotionsprüfungsverfahrens.  

Bereiten Sie hierfür bitte folgende  Antragsunterlagen in elektronischer Form vor und reichen Sie im Rahmen der Online-Antragstellung via Docata-MIN ein:

• Antragsformular (zu generieren in Docata-MIN, siehe unten)
• Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung (= Semesterbescheinigung)
• Falls nicht bereits bei der Antragstellung auf Zulassung eingereicht: Scan des Identifikationsdokuments (z. B. Ausweis, Pass, Visum).
• Falls zutreffend: Nachweis über Namensänderung nach Ihrer Zulassung zur Promotion (z. B. Heiratsurkunde)
• Falls zutreffend: Beleg zu Promotionsunterbrechungen

Die Online-Antragstellung und Einreichung der Dissertation erfolgt über Docata-MIN und beinhaltet zwei Abschnitte:

Abschnitt 1
1. In Docata-MIN mit den bereits vorhandenen Anmeldedaten anmelden (siehe MIN-FAQ dazu) und Online-Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens ausfüllen.
2. Ersten Abschnitt des Online-Antrags abschließen und PDF-Antragsdatei Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens herunterladen: in der PDF-Antragsdatei zutreffende Erklärungen ankreuzen und dann PDF-Antragsdatei unterschreiben (lassen). Elektronische und eingescannte Unterschriften sind gestattet.
3. Dissertation als PDF in Docata-MIN hochladen (mit unterschriebener Eidesstattlicher Versicherung)

Abschnitt 2
In Docata-MIN anmelden und zweiten Abschnitt des Online-Antrags abschließen:
Vollständig unterschriebenen Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens und die restlichen Antragsdokumente (siehe oben) in EINER PDF-Datei (max. Größe 10 MB) in Docata-MIN hochladen und über Docata-MIN übermitteln.
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Anträge bearbeitet werden können!

Zusätzlich müssen Sie 1 Exemplar der Dissertation in Papierform zur Archivierung beim Studienbüro abgeben oder per Post einsenden. In das Papierexemplar muss eine CD oder ein USB-Stick mit der elektronischen Version der Dissertation eingeklebt werden. Bitte achten Sie auch beim gedruckten Exemplar darauf, die Eidesstattliche Versicherung zu unterschreiben.

In der Anleitung zur Online-Antragstellung mit Screenshots finden Sie alle Informationen zum Ablauf der Antragstellung. Bitte lesen Sie diese, bevor Sie die Online-Antragstellung beginnen.

Die Dissertation muss in jedem Fall ein Titelblatt, eine eidesstattliche Versicherung und diverse Anhänge enthalten. Diese werden im Folgenden kurz beschrieben.

• Titelblatt
  Das Titelblatt muss enthalten:
  • Den Namen der Verfasserin/des Verfassers
  • Fakultät und Organisationseinheit der Verfasserin/des Verfassers
  • Die Bezeichnung als „an der Universität Hamburg eingereichte Dissertation“
  • Jahr der Einreichung
• Namen der Gutachterinnen und Gutachter
  Beachten Sie, dass diese Namen zum Zeitpunkt der Einreichung noch nicht eingetragen werden können, da die Gutachterinnen und Gutachter erst vom Fach-PromA eingesetzt werden.
• Anhang
  Der Anhang muss enthalten:
  • Jeweils eine Kurzfassung der Ergebnisse in deutscher und englischer Sprache. Die Zusammenfassungen sind weitestgehend inhaltsidentisch zu verfassen. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt für die Zusammenfassung einen Umfang von 1-2 Seiten.
  • Liste der aus der Dissertation hervorgegangenen Veröffentlichungen. Der Fach-PromA empfiehlt im Falle von Veröffentlichungen mit mehreren Autoren eine kurze Beschreibung des konkreten Beitrages der oder des Promovierenden.
  • Der Anhang kann auch an den Anfang der Dissertation gestellt werden.
• Eidesstattliche Versicherung
  Verwenden Sie folgende Formulierung für die Eidesstattliche Versicherung (siehe auch § 8 Abs. 4 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)):    „Hiermit erkläre ich an Eides statt, dass ich die vorliegende Dissertationsschrift selbst verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe. Sofern im Zuge der Erstellung der vorliegenden Dissertationsschrift generative Künstliche Intelligenz (gKI) basierte elektronische Hilfsmittel verwendet wurden, versichere ich, dass meine eigene Leistung im Vordergrund stand und dass eine vollständige Dokumentation aller verwendeten Hilfsmittel gemäß der Guten wissenschaftlichen Praxis vorliegt. Ich trage die Verantwortung für eventuell durch die gKI generierte fehlerhafte oder verzerrte Inhalte, fehlerhafte Referenzen, Verstöße gegen das Datenschutz- und Urheberrecht oder Plagiate".  Ist die Dissertation auf Englisch verfasst, muss die eidesstattliche Versicherung trotzdem in der Amtssprache Deutsch abgegeben werden.

Grundsätzlich ermöglicht die  Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) die Einreichung von kumulativen Dissertationen, siehe hierzu § 8 Abs. 2. Ob sich eine kumulative Dissertation zur Darstellung der Forschungsresultate eignet, hängt von vielen individuellen Gegebenheiten, insbesondere dem Fachgebiet, der Geschlossenheit des Themas und natürlich der Publikationsleistung ab.

Nicht-kumulativ verfasste Dissertationen ermöglichen die gesamtheitliche Darstellung einer Forschungsleistung in kohärenter Weise. Sie ermöglichen einen hohen Detailreichtum und auch die Darstellung und Diskussion von Negativresultaten. Kumulative Dissertationen bedingen in der Regel einen geringeren zeitlichen Aufwand für das Verfassen der Arbeit selbst. Sie ermöglichen so, dass stattdessen in dieser Zeit weitere, ggf. hochrangigere Publikationen vorangetrieben werden können. Wir empfehlen, spätestens ein Jahr vor der Einreichung der Dissertation das Gespräch mit dem Betreuer zu suchen und die Vor- und Nachteile individuell abzuwägen.

Anforderungen

Gemäß § 8 Abs. 2 b der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) legt der Fach-Promotionsausschuss die Anforderungen für kumulative Dissertationen fest. Für das Fach Informatik gilt:

• Es müssen mindestens drei Publikationen vorliegen, die inhaltlich dem Promotionsthema klar zuzuordnen sind. In inhaltlich sehr gut begründeten Fällen kann der Doktorand einen Ausnahmeantrag beim Fach-Promotionsausschuss stellen.
• Die Doktorandin oder der Doktorand sollte (ggf. gleichberechtigte) Erstautorin oder -autor dieser Arbeiten sein bzw. maßgeblich an den publizierten Forschungsergebnissen beteiligt sein.
• Die Publikationen sollten in anerkannten, internationalen Journalen oder Konferenzbänden internationaler Tagungen erscheinen, die einem strikten Peer-Review unterliegen.
• Alle aufgeführten Publikationen müssen zum Zeitpunkt der Einreichung der Dissertation zur Publikation angenommen sein.

Beachten Sie, dass über die Annahme der Dissertation ihre Promotionsprüfungskommission gemäß Empfehlung der Gutachter entscheidet (§ 11 Abs. 1 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)). Wir empfehlen daher dringend, eine kumulative Dissertation in enger Abstimmung mit dem Betreuer durchzuführen.

Formale Vorgaben

Die formalen Vorgaben sind in § 8 Abs. 5 der MIN-Promotionsordnung (2018) geregelt. Ergänzend dazu empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss auf der Titelseite „kumulative Dissertation“ anzugeben.

Aufbau

In § 8 Abs. 2 der MIN-Promotionsordnung (2018) sind weitergehende Bestimmungen geregelt. Die Arbeit muss einen Gesamttitel tragen, eine Einleitung, die Einzelarbeiten und zudem einen verbindenden Text, der die Einzelarbeiten übergreifend interpretiert, bewertet und diskutiert, enthalten. Darüber hinaus empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss:

• Die Einzelarbeiten sollten in der Arbeit klar abgegrenzt und als Einheit erkennbar sein. Binden Sie die Einzelarbeiten möglichst in genau der Form ein, in der sie veröffentlicht wurden. Leiten Sie jede Einzelarbeit mit einem Deckblatt ein, welches die vollständige Referenz und eine in der kumulativen Dissertation eindeutige Kennung enthält.
• Im Anhang – idealerweise vor den Einzelarbeiten – sollte eine Liste der Einzelarbeiten enthalten sein. Zu jeder Einzelarbeit sollte in einem kurzen Absatz der konkrete Beitrag des Promovierenden und aller Co-Autoren beschrieben sein (siehe hierzu § 8 Abs. 3). Wir empfehlen dringend, diese Abgrenzung der Beiträge mit allen Co-Autoren abzustimmen und sich deren Einverständnis schriftlich zusichern zu lassen.
• Publikationen in Journalen und Konferenzbänden sind häufig in der Seitenzahl stark begrenzt. Dies hat zur Folge, dass Details nicht ausreichend beschrieben werden können. Hat eine Einzelarbeit ein textuelles „Supplementary Material“, sollte dieses nach Möglichkeit ebenfalls in die kumulative Dissertation eingehen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Kapitel oder Anhänge zu verfassen, um weitere Details wie ausführlichere Ergebnisse, Methoden und deren Parametrisierung oder auch Fehlentwicklungen auf dem Weg zum publizierten Endergebnis in die Arbeit aufzunehmen.

Veröffentlichung

Neben den Regularien zur Veröffentlichung von Dissertationen (siehe § 14 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)) ist bei kumulativen Arbeiten ein besonderes Augenmerk auf die Urheberrechte zu richten. Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, eine Veröffentlichung der kumulativen Dissertation als zusammenhängendes Dokument mit den enthaltenen Publikationen anzustreben. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass die dazu notwendigen Rechte vom Journal-Verlag oder Konferenz-Ausrichter einzuholen sind. Sollten die Rechte für die Veröffentlichung einer Publikation im Rahmen der Dissertation nicht vorliegen, ist die Publikation vor Veröffentlichung zu entfernen und durch ein entsprechendes Hinweisblatt mit der vollständigen Referenz zu ersetzen.

Generelle Anforderungen

Der/Die Promovierende hat ein Vorschlagsrecht für die Auswahl der Gutachterinnen und Gutachter sowie der Mitglieder der Prüfungskommission. Betreuer:innen haben kein Vorschlagsrecht, der Fach-Promotionsausschuss wünscht sich jedoch eine kurze Stellungnahme zu den vorgeschlagenen Personen. Regularien für die Begutachtung sind in § 10 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018) geregelt. Beachten Sie bei den Vorschlägen bitte Folgendes:

• Eine:r der Gutachter:innen ist grundsätzlich eine:r der Betreuer:innen.
• Der Fach-Promotionsausschuss empfiehlt, dass mindestens ein:e Gutachter:in keine gemeinsamen Publikationen mit der oder dem Promovierenden hat, die inhaltlicher Bestandteil der Dissertation sind.
• Möglichst alle Gutachter:innen sollten auch der Prüfungskommission angehören. Zusätzlich müssen als Vorsitz bzw. stellvertretender Vorsitz der Prüfungskommission zwei professorale Mitglieder des Fachbereichs vorgeschlagen werden. Diese dürfen nicht der oder die Betreuer:in sein. 

Die vorgeschlagenen Gutachter:innen und Mitglieder der Prüfungskommission werden in den Antrag auf Verfahrenseröffnung aufgenommen, der im Zuge der Abgabe der Dissertation in Docata-MIN ausgefüllt wird. Wenn möglich, informieren Sie uns bitte so früh wie möglich per Email (promotion.inf"AT"uni-hamburg.de) darüber, welche Personen Sie vorschlagen möchten.    

Anforderungen bei der Note "summa cum laude"

Bei Vergabe der Note „summa cum laude“ sieht die Promotionsordnung ein Gutachten einer externen Gutachterin oder eines externen Gutachters vor. Die hierfür vorgeschlagene externe Person soll die folgenden durch den Fach-Promotionsausschusses aufgestellten Kriterien erfüllen:

• Es handelt sich um eine/n akademische/n Principal Investigator mit Betreuungsrecht für Promotionen an ihrer/seiner Hauptuniversität.
• Die Person hat nachgewiesenermaßen eine internationale Sichtbarkeit für das Thema der Dissertation.
• Die Person hat eine nachgewiesene, aktuelle Publikationsleistung mit einem h-Index > 15.
• Es gibt keine gemeinsamen Projekte und Publikationen mit der/dem Promovierenden in den letzten 5 Jahren.
• Es gibt keine gemeinsamen Projekte und Publikationen mit der/dem Betreuenden in den letzten 5 Jahren (siehe auch PromO § 8 Abs. 5).

Sollte eines der 5 Qualitätskriterien nicht erfüllt sein, kann eine Begründung darüber abgegeben werden, warum die Person die hohen Qualitätsanforderungen trotzdem erfüllt. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, zwei Personen vorzuschlagen. Idealerweise nehmen Sie den vorgeschlagenen Drittgutachter bzw. die Drittgutachterin bereits in Ihren Antrag auf Verfahrenseröffnung auf.

Sobald Ihre Dissertation formal durch die Prüfungskommission angenommen wurde, können Sie Ihre Disputation anmelden. Bei der Planung der Disputation müssen Sie folgendes mit Ihrer Prüfungskommission abstimmen:

• Datum, Uhrzeit und Raum,
• Disputationsart (in Präsenz oder in Teilpräsenz, falls eine oder mehrere Personen eine weite Anreise hätten),
• Form der Teilnahme durch die Hochschulöffentlichkeit (in Präsenz, per Videokonferenz oder beides).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Disputation mindestens 10 Tage vor dem Disputationstermin offiziell anmelden müssen. Das Anmeldeformular erhalten Sie mit der Mitteilung über die Annahme Ihrer Dissertation. Eine Woche vor dem Disputationstermin efolgt die Einladung der Prüfungskommission und der Hochschulöffentlichkeit durch die Promotionsverwaltung. 

Für die Disputation selbst empfiehlt der Fach-Promotionsausschuss folgenden Ablauf (für die rechtlichen Bestimmungen siehe auch § 12 der Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018)):

Zuerst werden alle Anwesenden begrüßt und die Mitglieder der Prüfungskommission sowie der oder die Promovierende vorgestellt. Danach erhält der oder die Promovierende die Aufforderung zum Vortrag, der ca. 30 Minuten dauern sollte. Im Anschluss wird die Diskussion/Fragerunde (30-90min Dauer insgesamt) eröffnet, in der die Prüfungskommissionsmitglieder Fragen zum Vortrag und weitere Fragen zur Einordnung der Probleme der Dissertation in größere wissenschaftliche Zusammenhänge stellen können. Der Kreis der Frageberechtigten wird schließlich auf die Hochschulöffentlichkeit erweitert.

Danach zieht sich die Kommission zur Beratung zurück, bewertet die Disputation nach § 13 Abs. 1 und ermittelt die Gesamtnote und gibt das Ergebnis der oder dem Promovierenden bekannt (nicht öffentlich). In der Regel weist die Kommission darauf hin, dass die Veröffentlichungspflicht innerhalb eines Jahres zu erfüllen ist und der Titel erst nach Erhalt der Urkunde geführt werden darf.

Allgemeine Informationen:
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion.html

Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis:
https://www.uni-hamburg.de/fid/satzung-gute-wissenschaftliche-praxis.pdf

 Promotionsordnung MIN-Fakultät (2018):
https://www.promovieren.uni-hamburg.de/min/promotion/pdf-promotion/20180502-neuf-promo-min.pdf

Befangenheitsrichtlinien der DFG:
http://www.dfg.de/formulare/10_201/

Mit Fragen wenden Sie sich zunächst per Email an das Studienbüro Informatik. Dieses ist unter promotion.inf@uni-hamburg.de(promotion"AT"informatik.uni-hamburg.de) für Promotionsthemen zu erreichen. Für tiefergehende inhaltliche Fragen werden Sie sich an den Vorsitzenden des Fach-Promotionsausschusses, Prof. Dr. Matthias Rarey. Lassen Sie sich bitte unter rarey-office.zbh@uni-hamburg.de(rarey-office"AT"zbh.uni-hamburg.de) einen Termin geben.